 Комитет по управлению архивами Курганской области осуществляет государственное управление архивным делом на территории Курганской области. Одним из полномочий комитета является оказание услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе исполнение запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
С июня 2016 года эта услуга также доступна во всех городских и районных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг «Мои Документы» Курганской области. Получателями такой услуги могут быть как физические лица – граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, так и юридические лица – организации, органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, подавшие в установленном порядке необходимые для предоставления услуги документы.
Процедура предоставления государственной услуги осуществляется путем направления ответа или отказа(при отсутствии запрашиваемых документов) на обращение в письменной форме. Ответ подразумевает выдачу государственными архивами Курганской области, при наличии у них соответствующих документов: информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий. Выдачей архивных документов занимаются подведомственные Комитету архивные учреждения – 4 государственных архива (3 в городе Кургане и 1 в городе Шадринске) и 26 муниципальных архивов, которые находятся в районах области. Кроме того, в каждой организации есть ведомственные архивы, которые хранят все свои документы.
Запросы по архивным документам бывают нескольких видов:
Социально-правовые, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
1) Запросы о подтверждении стажа и заработной платы. К данной категории относятся самые распространенные запросы из архивов. Такие справки часто требуются, чтобы подтвердить стаж, если предприятие, на котором работал заявитель, уже не существует, либо уточнить все приказы по заработной плате: все выплаченные зарплаты, отпускные, надбавки. Подобные документы часто заказывают при выходе на пенсию, когда Пенсионный фонд требует дополнительные справки, чтобы подтвердить трудовую деятельность. При этом заявителю желательно предъявить копию трудовой книжки, в случае если за время трудовой деятельности имела место смена фамилии, например, в случае замужества, следует также указать девичью фамилию. Если необходимо подтверждение по льготному стажу, в заявлении надо указать по какому виду работ имеется льгота.
2) Запросы о награждении. В них учитываются все приказы о поощрениях в ходе трудовой деятельности, внесенные в трудовую книжку: поощрения, награждения (ордена, медали). Например, такую информацию запрашивают, в том числе, чтобы подтвердить звание «ветеран труда».
Тематические.
1) Имущественные запросы. За такими документами заявитель может обратиться только лично, для иных лиц доступ к личной информации других граждан ограничен на 75 лет. Это касается также сведений о репрессиях и раскулачивании.
2) Запросы об актах гражданского состояния, таких как рождение, заключение брака, смерть. Информация до 1919 года хранится в архивах и метрических книгах православных церквей, более поздняя – в органах ЗАГС.
Стоит отметить, что архивные учреждения не осуществляют поиск людей, а только подтверждают известные факты об их месте работы, зарплате, рождении, браке, награждениях и т.д. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников, ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной жизни и семейной тайне гражданина, может быть отменено ранее, чем через 75 лет.
Для того чтобы оформить государственную услугу требуется предоставить следующий пакет документов:
Для физических лиц:
• Заявление-анкета (запрос) о предоставлении государственной услуги;
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• Документ, удостоверяющий полномочия представителя физического лица (доверенность), если с заявлением обращается представитель заявителя;
• Письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов, в случае, если собственник или владелец архивных документов определил условия по их использованию;
• Копия трудовой книжки, иного документа (договора и т.п.) в случае подтверждения стажа и заработной платы;
• Для получения информации ограниченного доступа - письменное разрешение гражданина, а после его смерти - письменное разрешение наследников данного гражданина, в случае, если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности (для третьих лиц).
Для юридических лиц:
• Заявление-анкета (запрос) о предоставлении государственной услуги;
• Паспорт представителя юридического лица;
• Документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица;
• Письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов, в случае, если собственник или владелец архивных документов определил условия по их использованию.
Услуга предоставляется бесплатно. Обращения заявителей рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в Комитете по управлению архивами. Так как в большинстве архивных учреждений нет электронных баз данных, сотрудники занимаются поиском информация по бумажным документам вручную, поэтому, при необходимости, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководством Комитета, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и с указанием причин продления. В случае если поставленные в обращениях заявителей вопросы не входят в компетенцию Комитета, специалисты Комитета направляют такие обращения в 7-дневный срок по принадлежности и информируют об этом заявителей.
|
